Após a leitura e compreensão dos tópicos sobre a Crise de Software, Engenharia de Software, Processo de Software, Regras de Negócio e Requisitos, reflita e responda as seguintes questões para consolidar seu aprendizado:
A Universidade Futura, uma instituição de ensino renomada por sua tradição e inovação, tem enfrentado um crescente problema na gestão de seus inúmeros eventos. Desde palestras acadêmicas semanais, seminários de pesquisa trimestrais, até grandes congressos anuais que atraem milhares de participantes nacionais e internacionais, o volume de atividades tem sobrecarregado a equipe administrativa e gerado frequentes descontentamentos entre alunos e professores.
Atualmente, todo o processo é feito de forma descentralizada e predominantemente manual. Os professores e departamentos que desejam organizar um evento preenchem formulários de papel, que depois são digitalizados e enviados por e-mail para a Pró-Reitoria de Extensão. A divulgação dos eventos ocorre em murais físicos e via e-mails em listas de distribuição desatualizadas, o que resulta em baixa adesão a eventos de grande valor. As inscrições são controladas em planilhas eletrônicas separadas por evento, frequentemente gerando duplicação de cadastros e erros manuais. A comunicação com os inscritos é ad-hoc, feita por e-mail sem um padrão, e a emissão de certificados é um gargalo, com a equipe perdendo horas valiosas na impressão e assinatura de centenas ou até milhares de documentos. Há relatos de participantes que aguardam meses pelos seus certificados, e a verificação de comparecimento é quase inexistente, tornando os certificados meramente burocráticos e não um atestado real de presença.
Diante desse cenário caótico, a Reitoria da Universidade Futura, sob a liderança da Professora Helena, decidiu que era imperativo modernizar essa área. O objetivo é desenvolver um Sistema de Gestão de Eventos (SGE) que centralize, otimize e automatize todas as operações relacionadas a eventos, proporcionando uma experiência superior para organizadores e participantes.
Para a equipe organizadora, composta por administradores e professores, o sistema deve ser a ferramenta principal para a criação e gerenciamento completo dos eventos. Isso inclui a possibilidade de cadastrar novos eventos com todas as informações relevantes: título, uma descrição detalhada que convença os interessados, datas e horários de início e fim, o local (com opção de sala virtual para eventos online), e a inclusão de todos os palestrantes com suas respectivas biografias. É vital que eles possam definir um limite de vagas para cada evento, e uma vez que esse limite seja atingido, o sistema deve automaticamente impedir novas inscrições e criar uma lista de espera. O gerenciamento das inscrições deve ser intuitivo, permitindo que a equipe visualize a lista de inscritos, aprove ou rejeite solicitações pendentes, e envie comunicações personalizadas (avisos, lembretes de proximidade do evento, mudanças de sala, etc.) para grupos específicos de participantes ou para todos os inscritos. A emissão de certificados deve ser automatizada: após a confirmação da presença, o sistema precisa gerar certificados de participação digitalmente, com dados pré-preenchidos e um código de verificação único. Além disso, a Professora Helena enfatizou a necessidade de gerar relatórios analíticos sobre o número de participantes por evento, demografia dos inscritos e taxas de comparecimento para auxiliar em futuras tomadas de decisão.
Por outro lado, os participantes – que incluem alunos de graduação e pós-graduação, professores da própria instituição e membros da comunidade externa – esperam uma experiência simplificada. Eles precisam de uma interface fácil de usar para visualizar a lista completa de eventos disponíveis, com filtros por data, categoria e departamento organizador. A inscrição em eventos deve ser um processo rápido e direto. Após a inscrição, o sistema deverá enviar uma confirmação automática por e-mail, contendo os detalhes do evento e um lembrete. Uma vez que o evento tenha sido concluído e a presença registrada, o participante deve conseguir acessar seu certificado digital de participação de forma autônoma. Eles também gostariam de ter um histórico de todos os eventos em que participaram dentro da universidade.